Volgens vaste jurisprudentie mag in Woo-zaken in beginsel worden uitgegaan van de stelling van een bestuursorgaan dat niet meer documenten zijn aangetroffen zolang die stelling niet ongeloofwaardig voorkomt. Bij de beoordeling van de geloofwaardigheid wordt betrokken op welke wijze het onderzoek door het bestuursorgaan is verricht. In de uitspraak van 26 maart 2025 betrok de Afdeling daarbij de doorzoekbaarheid van de systemen.
Het onderhavige verzoek om openbaarmaking van informatie was afkomstig van Achmea en ingediend bij het college van burgemeester en wethouders van Oldambt. Het college had het verzoek aanvankelijk afgewezen, maar had hangende bezwaar een zoekslag verricht door aan de vakafdelingen te vragen om te zoeken naar documenten aan de hand van verschillende relevante zoektermen. Daarop heeft het college alsnog documenten openbaar gemaakt. In beroep is nogmaals een zoekslag verricht. Daarbij zijn geen nieuwe documenten gevonden. Ter zitting heeft het college toegelicht dat de gemeentelijke documentsystemen moeilijk doorzoekbaar zijn. In het systeem voor binnenkomende post kan alleen op bestandsnaam worden gezocht. In het overkoepelende systeem kan wel op zoektermen worden gezocht. Daarin kunnen echter ingescande brieven die als pdf-bestand zijn opgeslagen moeilijk worden gevonden, omdat alleen de bestandsnaam en niet de inhoud van deze brieven op zoektermen kan worden doorzocht.
De Afdeling oordeelt dat het college de gemaakte zoekslagen weliswaar voldoende inzichtelijk heeft gemaakt, maar niet het redelijkerwijs mogelijke heeft gedaan om documenten te achterhalen. De door het college gebruikte zoektermen en -methoden voldoen volgens de Afdeling niet. Daarbij neemt de Afdeling in aanmerking dat het systeem voor binnenkomende post onvoldoende doorzoekbaar is, doordat de binnenkomende post alleen op bestandsnaam kan worden doorzocht. De bestandsnaam geeft immers lang niet altijd een weerspiegeling van de inhoud. Ook het overkoepelende systeem is beperkt doorzoekbaar omdat de ingescande documenten niet inhoudelijk op zoektermen kunnen worden doorzocht. Volgens de Afdeling zijn de zoekslagen daarom ondeugdelijk.
Het college had weliswaar toegelicht waarom vermoedelijk niet meer documenten waren gevonden, maar de Afdeling acht dat niet geloofwaardig. Daarbij herhaalt de Afdeling allereerst dat de digitale zoekslagen onzorgvuldig zijn uitgevoerd omdat de documentsystemen onvoldoende doorzoekbaar zijn. Daarnaast acht de Afdeling het onwaarschijnlijk dat er tussen een bepaalde periode niet meer documenten zijn opgesteld en opgeslagen. Daarbij betrekt de Afdeling dat het college geen verklaring heeft voor het feit dat een brief uit die periode wel door de gemeente is ingebracht in een civiele procedure.
Deze ongeloofwaardige stelling heeft voor de gemeente aanzienlijke gevolgen. Omdat het college volgens de Afdeling de beslissing op bezwaar tegen beter weten in heeft genomen, ziet de Afdeling aanleiding om af te wijken van een forfaitaire vergoeding van proceskosten. Daarbij overweegt de Afdeling dat Achmea steeds opnieuw en met succes heeft aangedrongen op het verrichten van nieuwe zoekslagen en dat de door Achmea gevraagde documenten uiteindelijk ook zijn gevonden, maar in het kader van een civiele procedure. Dit heeft Achmea volgens de Afdeling onnodig op proceskosten gejaagd. De proceshandelingen die Achmea heeft moeten verrichten zijn voor een belangrijk deel namelijk het gevolg van het ondeugdelijk documentbeheer aan de zijde van het college en de daardoor onzorgvuldige zoekslagen. Daardoor liggen de kosten die Achmea heeft moeten maken voor rechtsbijstand aanzienlijk hoger dan het bedrag dat op grond van het forfaitaire stelsel voor vergoeding in aanmerking kan komen.
Zo draait het college voor op de werkelijke proceskosten, ter hoogte van ruim € 23.000,-.
Heeft u vragen over het onderwerp Woo-zaken, dan kunt u contact opnemen met Anke van de Laar of met een van de andere advocaten van het team Overheid.
Advocaat & Partner